DSN : ce que la loi impose, ce qu’elle contient et ce qu’elle remplace

Tout employeur de personnel salarié ou assimilé adresse chaque mois une déclaration sociale nominative (DSN), par voie électronique, à l’organisme dont il relève. Elle est établie à partir des données utilisées pour la paie.

• Obligation : article L. 133-5-3 du Code de la sécurité sociale, pour chaque salarié ou assimilé.
• Source des données : l’article R. 133-13 demande de partir des données utilisées pour établir la paie de l’ensemble des salariés.
• Transmission : par téléservice et par échange de données informatisées, selon une norme approuvée par arrêté.
• Retour : un certificat de conformité à la norme est délivré, ou l’employeur est informé des anomalies et des données manquantes.

Les dates limites sont traitées dans le guide échéances et données à préparer. Ce guide-ci traite le cadre : ce qui est obligatoire, ce que la DSN contient et ce qu’elle remplace.

L’obligation vise tout employeur de personnel salarié ou assimilé. Le destinataire dépend du régime dont relève le personnel.

• Régime général et régimes spéciaux visés : la déclaration est accomplie auprès de l’Urssaf ou de la caisse générale de sécurité sociale dont l’employeur relève (R. 133-13, II).
• Protection sociale agricole : auprès de la caisse de mutualité sociale agricole.
• Revenus de remplacement : l’obligation s’applique aussi aux employeurs qui versent des revenus de remplacement à leurs salariés ou anciens salariés (L. 133-5-3, I).
• Un mois sans rémunération : la déclaration reste due chaque mois, tant que l’employeur n’a pas demandé la radiation de son compte ou obtenu l’autorisation de ne plus l’adresser en l’absence d’emploi salarié (R. 133-14, I).

La déclaration est transmise mensuellement par établissement et pour chacun des salariés. Une entreprise à plusieurs établissements prépare donc ses données à cette maille.

Pour chaque salarié : l’emploi, le contrat, la durée du travail, les rémunérations, les cotisations et les événements du mois. L’article R. 133-14 (V) en donne la liste.

La liste ouvre sur « notamment » : elle n’est pas limitative. Le texte renvoie aussi à une norme d’échanges et à ses mises à jour ; le détail technique se lit sur DSN-INFO, qui n’est pas reproduit ici.

La transmission de la DSN permet d’accomplir plusieurs formalités sans les refaire séparément. La liste est fixée par les textes, pas par l’usage.

• L. 133-5-3, II : les déclarations auprès des organismes de sécurité sociale pour déterminer les droits aux prestations des salariés ; les déclarations prévues aux articles 87 et 87-0 A du Code général des impôts ; toute autre déclaration portant sur les mêmes données lorsque la DSN permet de s’y substituer ; la déclaration du 3 bis de l’article L. 262 du Livre des procédures fiscales.
• R. 133-14, IV : notamment l’attestation de salaire utile au calcul des indemnités journalières (R. 323-10), les éléments couverts par l’attestation destinée à France Travail (R. 1234-9), la déclaration préalable à l’embauche visée aux articles L. 1221-16 et L. 1221-18 du Code du travail, l’enquête statistique sur les mouvements de main-d’œuvre, le décompte des effectifs et les déclarations aux organismes de retraite complémentaire.

Le texte précise des conditions pour certaines substitutions, par exemple lorsque l’employeur a effectué une DSN pour les salaires de la période de référence servant à l’allocation chômage. Vérifiez-les avant de renoncer à une démarche séparée. Le décret en Conseil d’État prévu au III de l’article L. 133-5-3 fixe aussi le délai à l’issue duquel l’employeur est réputé avoir accompli ces formalités.

Un certificat de conformité atteste que la déclaration respecte la norme d’échanges. Il ne clôt pas le sujet : les organismes peuvent encore demander des corrections.

• Après réception : l’organisme délivre un certificat de conformité pour chaque déclaration conforme ; à défaut, l’employeur est informé des anomalies ou données manquantes (R. 133-13, IV).
• Limite du certificat : il ne fait pas obstacle aux demandes de rectification ou de mise à jour des données inexactes ou incomplètes dans la DSN du ou des mois suivants.
• Compte rendu mensuel : un compte rendu d’exploitation des données est mis à disposition de l’employeur, avec notamment les taux de cotisations, le décompte des effectifs et les anomalies non corrigées des déclarations précédentes (R. 133-13, V).
• Régularisation : l’employeur doit régulariser les données inexactes ou incomplètes transmises les mois précédents (L. 133-5-3, I).

La lecture des retours est détaillée dans le guide anomalies, CRM et DSN-Val, et la mécanique de correction dans le guide corriger une DSN déposée.

Les événements du mois se déclarent avec la DSN du mois concerné, sauf deux cas à délai court : la fin du contrat et certains arrêts ou congés.

• Règle générale : au plus tard en même temps que la DSN du mois où l’événement est survenu (R. 133-14, II).
• Délai court : fixé par arrêté conjoint, il ne peut pas dépasser cinq jours ouvrés. Il vise la fin du contrat dans tous les cas et, lorsque l’employeur n’est pas subrogé, le début et la fin de l’arrêt de travail ou du congé.
• Exceptions : aucune retenue sur le salaire du mois de début de l’arrêt ; fins de contrat de mission du travail temporaire, CDD des associations intermédiaires et CDD du 3° de l’article L. 1242-2 du Code du travail. Dans ce second cas, le délai court s’applique quand même si le salarié le demande.
• Piège de calendrier : si un événement à délai court survient entre le 1^er du mois et la veille de l’échéance, et que son délai expire avant l’échéance, la DSN du mois civil précédent doit partir dans ce même délai court (R. 133-14, I, alinéa 2).

Le détail se lit dans le guide signalements en DSN : arrêt de travail et fin de contrat.

Les manquements aux obligations déclaratives sont sanctionnés dans les conditions des articles R. 243-12 à R. 243-14.

Les articles R. 133-13 (VI) et R. 133-14 (III) renvoient aux articles R. 243-12 à R. 243-14, dans leur version en vigueur depuis le 1^er janvier 2020.

• Défaut de production ou omission de salariés : 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard. Si le défaut n’excède pas cinq jours, la pénalité est plafonnée à 150 % du plafond mensuel par entreprise, une seule fois par année civile (R. 243-12).
• Inexactitude minorant les cotisations : 1 % du plafond mensuel par salarié (R. 243-13, I).
• Autres omissions ou inexactitudes, ou non-conformité à la nomenclature : un tiers de cette pénalité par salarié (R. 243-13).
• Exclusivité : ces pénalités excluent d’autres sanctions pour les mêmes faits sur les déclarations remplacées par la DSN, sauf pour celle de l’article 87-0 A du Code général des impôts (R. 243-14).

Le plafond mensuel de la Sécurité sociale évolue chaque année : reportez-vous au guide plafond de la Sécurité sociale pour la valeur en vigueur. Conservez les accusés, le certificat de conformité et les comptes rendus : ils documentent ce qui a été transmis et reçu.

1. L’organisme destinataire est identifié (Urssaf ou caisse de mutualité sociale agricole).
2. La paie du mois est arrêtée avant la déclaration : les données de la DSN en proviennent (voir les contrôles de clôture mensuelle).
3. Les données de chaque salarié sont complètes, y compris le numéro d’inscription ou l’identifiant provisoire et la convention collective.
4. Les événements du mois sont listés, avec ceux qui ont un délai court.
5. L’échéance du mois est connue (guide échéances).
6. Le certificat de conformité, les accusés et les comptes rendus sont conservés et lus.
7. Les écarts des mois précédents sont régularisés.

La génération et la transmission automatisées des DSN font partie des fonctionnalités prévues de Remuflow Paie : la chaîne part du bulletin pour générer la déclaration, contrôler les données avant le dépôt, puis transmettre. Elles sont en cours de qualification et ne sont pas encore proposées comme services opérationnels. Aucun dépôt réel n’est annoncé comme effectué ni homologué à ce jour.

Tant que ces fonctionnalités ne sont pas disponibles, l’employeur assure ses obligations déclaratives par une solution adaptée ou un tiers déclarant. Les points de ce guide servent à contrôler une DSN produite avec l’outil que vous utilisez aujourd’hui. Pour discuter de votre cas, écrivez-nous.