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Premier salarié : la checklist paie d’une TPE
Vous embauchez pour la première fois. Voici, dans l’ordre, les sept points de paie à poser, chacun rattaché à son texte, et ce que ce guide ne couvre pas.
La réponse courte
Avant la première paie, sept points : déclarer l’embauche, ouvrir le registre du personnel, identifier la convention collective, fixer le rythme de paiement, remettre le bulletin, déclarer en DSN et conserver les bulletins.
| Étape | Quand | Texte |
|---|---|---|
| 1. Déclaration préalable à l’embauche | Avant l’embauche | L. 1221-10, R. 1221-1 |
| 2. Registre unique du personnel | À l’embauche | L. 1221-13 |
| 3. Convention collective applicable | Avant la première paie | R. 3243-1 (3°) |
| 4. Paiement mensuel et acompte | Chaque mois | L. 3242-1 |
| 5. Bulletin de paie | Lors du paiement | L. 3243-2, R. 3243-1 |
| 6. DSN | Chaque mois | L. 133-5-3, R. 133-14 |
| 7. Conservation | Cinq ans | L. 3243-4 |
Étapes 1 et 2 : déclarer l’embauche et ouvrir le registre
L’embauche ne peut intervenir qu’après une déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale, et un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement employant des salariés.
- Déclaration préalable à l’embauche : elle est prévue par l’article L. 1221-10. Son contenu (article R. 1221-1) comprend l’identité de l’employeur, l’identité du salarié, la date et l’heure d’embauche, la nature et la durée du contrat et la période d’essai éventuelle.
- Registre unique du personnel : les noms et prénoms de tous les salariés y sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile (article L. 1221-13). Les indications complémentaires sont fixées par voie réglementaire.
Étapes 3 à 5 : convention, rythme de paie, bulletin
La paie est mensuelle, le bulletin est remis lors du paiement et mentionne la convention collective de branche applicable, s’il y a lieu.
- Convention collective : relevez son intitulé et son numéro IDCC, car le bulletin mentionne l’intitulé de la convention de branche applicable, s’il y a lieu (R. 3243-1, 3°). Elle fixe aussi des règles propres à votre secteur.
- Rythme de paiement : la rémunération est mensuelle, et le paiement est effectué une fois par mois ; un acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle est versé au salarié qui en fait la demande (article L. 3242-1, avec des exceptions pour certains salariés à domicile, saisonniers, intermittents et temporaires).
- Bulletin : il est remis lors du paiement du salaire (article L. 3243-2). Le détail de ses mentions est dans le guide sur les mentions obligatoires du bulletin.
Étapes 6 et 7 : DSN et conservation
La DSN se dépose chaque mois, dès qu’il y a du personnel salarié ; les bulletins se conservent cinq ans.
- DSN : tout employeur de personnel salarié l’adresse chaque mois (article L. 133-5-3). Échéances et données demandées : guide sur la DSN.
- Conservation : l’employeur conserve un double des bulletins, ou les bulletins électroniques, pendant cinq ans (article L. 3243-4).
La déclaration préalable à l’embauche, en pratique
La déclaration précède l’embauche, se fait par voie électronique et sert à plusieurs démarches à la fois. Le courrier recommandé n’est qu’une solution de repli.
- Avant l’embauche : l’article L. 1221-10 pose que l’embauche « ne peut intervenir qu’après » la déclaration nominative. Elle vaut pour chaque lieu de travail où sont employés des salariés.
- Voie électronique : selon l’article R. 1221-5 (version en vigueur depuis le 28 décembre 2025), la déclaration est effectuée par voie électronique. À défaut, un formulaire fixé par arrêté est envoyé par lettre recommandée avec avis de réception, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. L’indisponibilité d’un moyen n’exonère pas de l’obligation de déclarer par l’autre.
- Destinataire : pour un salarié du régime général, l’organisme de recouvrement dont dépend l’établissement et le service de santé au travail (article R. 1221-3).
- Ce qu’elle remplace : l’article R. 1221-2 liste les démarches accomplies par cette seule déclaration, dont l’immatriculation de l’employeur au régime général, l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie, l’affiliation de l’employeur à l’assurance chômage, la demande d’adhésion à un service de santé au travail et la demande de visite d’information et de prévention.
- Preuve : l’organisme envoie un accusé de réception mentionnant les informations enregistrées, dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du formulaire. Sans contestation de l’employeur sous deux jours ouvrables, ce document prouve la déclaration (article R. 1221-7). Conservez-le.
Le contenu exigé (article R. 1221-1) précise, au-delà de ce que résume le tableau initial : code APE et numéro SIRET de l’employeur, nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, son numéro d’identification s’il est déjà immatriculé, la date et l’heure d’embauche, la nature et la durée du contrat, et la durée de la période d’essai pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède six mois. Préparez ces données avant de vous connecter : une pièce d’identité et le contrat suffisent en général à tout renseigner.
Le délai le plus tôt autorisé avant l’embauche n’est pas repris ici : il ne figure pas dans les textes consultés pour ce guide. Consultez la page de l’Urssaf ou de net-entreprises avant de déclarer.
Le registre unique du personnel : contenu minimal
Un registre par établissement, les salariés dans l’ordre des embauches, avec des indications complémentaires fixées par l’article D. 1221-23.
- Noms et prénoms de tous les salariés, dans l’ordre des embauches, portés au moment de l’embauche et de façon indélébile (article L. 1221-13). Les stagiaires et volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique, dans l’ordre d’arrivée.
- Pour chaque salarié (article D. 1221-23) : nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
- Mentions selon la situation : « contrat à durée déterminée », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation », type et numéro du titre pour un travailleur étranger soumis à un titre de travail, et les mentions propres aux salariés temporaires ou mis à disposition par un groupement d’employeurs.
- Les mentions du registre sont conservées cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire (article R. 1221-26).
Check-list chronologique
Les jalons ci-dessous sont un repère d’organisation : seuls la déclaration avant l’embauche, le registre, le bulletin au paiement et la DSN mensuelle résultent des textes cités plus haut.
| Jalon | À faire |
|---|---|
| J-30 | Identifier la convention collective (IDCC) et lire ses règles de classification, de salaire minimum et de période d’essai. Préparer le contrat et la fiche du salarié. Créer le dossier entreprise dans l’outil de paie. |
| J-8 | Rassembler les données de l’article R. 1221-1. Vérifier la date de paiement choisie. Préparer le registre du personnel. |
| Avant l’embauche | Déposer la déclaration préalable par voie électronique et conserver l’accusé de réception. |
| Jour J | Inscrire le salarié au registre dans l’ordre des embauches. Saisir sa fiche dans l’outil de paie (emploi, classification, durée du travail, date d’entrée). |
| Fin du premier mois | Établir le bulletin, relire les mentions, payer à la date prévue et remettre le bulletin. Préparer la DSN du mois (voir les échéances DSN). |
Exemple de premier bulletin (taux fictifs)
Les taux ci-dessous sont inventés pour montrer l’enchaînement des lignes. Ils ne sont pas des taux réels : les taux et assiettes réels se vérifient auprès de l’Urssaf et du BOSS.
Formule : net avant impôt = brut − cotisations salariales ; retenue à la source = net imposable × taux de prélèvement ; net à payer = net avant impôt − retenue à la source. Le net imposable est ici assimilé au net avant impôt pour simplifier.
| Ligne | Base | Taux fictif | Montant |
|---|---|---|---|
| Rémunération brute | 2 000,00 € | — | 2 000,00 € |
| Cotisations salariales (ensemble fictif) | 2 000,00 € | 20 % | − 400,00 € |
| Net avant impôt | — | — | 1 600,00 € |
| Retenue à la source (taux fictif) | 1 600,00 € | 3 % | − 48,00 € |
| Net à payer | — | — | 1 552,00 € |
| Cotisations patronales (ensemble fictif) | 2 000,00 € | 30 % | 600,00 € |
| Total versé par l’employeur (avant exonérations) | — | — | 2 600,00 € |
Contrôle : 2 000 − 400 = 1 600 ; 1 600 × 3 % = 48 ; 1 600 − 48 = 1 552 ; 2 000 + 600 = 2 600. Le détail du calcul réel figure dans le guide du brut au net.
Erreurs fréquentes du premier salarié et corrections
| Erreur | Conséquence | Correction |
|---|---|---|
| Déclarer l’embauche après le début du travail | L’embauche doit suivre la déclaration (L. 1221-10). | Déclarer dès que la date d’embauche est connue, avant le premier jour. |
| Perdre l’accusé de réception | Plus de preuve simple de la déclaration (R. 1221-7). | Archiver l’accusé avec le dossier du salarié. |
| Registre non tenu à l’embauche | Les mentions doivent être portées au moment de l’embauche (L. 1221-13). | Inscrire le salarié le jour de l’entrée, avec les mentions de l’article D. 1221-23. |
| Convention collective oubliée ou fausse | Minima, congés, préavis et mention du bulletin erronés (R. 3243-1, 3°). | Vérifier l’IDCC avant la première paie, voir le guide convention collective. |
| Bulletin remis après le paiement | Le bulletin est remis lors du paiement (L. 3243-2). | Établir le bulletin avant la date de virement. |
| Mention de conservation absente | Mention exigée en caractères apparents (R. 3243-5). | Contrôler le modèle de bulletin. |
| DSN oubliée le premier mois | Déclaration mensuelle due dès qu’il y a du personnel salarié (L. 133-5-3). | Planifier l’échéance dans le calendrier, voir le guide échéances DSN. |
Une erreur constatée après coup se corrige sur le bulletin suivant ; la méthode est décrite dans le guide corriger une erreur de paie.
Ce que change la convention collective
Le Code du travail fixe le socle ; la convention de branche peut le compléter. Le bulletin en cite l’intitulé.
- Le bulletin mentionne l’intitulé de la convention de branche applicable ou, à défaut, la référence au Code du travail pour la durée des congés payés et des délais de préavis (R. 3243-1, 3°).
- La position du salarié dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient) figure aussi sur le bulletin (R. 3243-1, 4°).
- Les autres effets (minima, primes, majorations, durée du préavis, maintien de salaire) dépendent du texte de la branche : lisez-le avant la première paie.
La méthode pour retrouver votre IDCC et appliquer ses règles est dans le guide convention collective et IDCC. Pour les congés, voyez congés payés : acquisition, maintien, dixième.
Ce que ce guide ne couvre pas
Il traite la paie, pas le droit du travail dans son ensemble.
- Le contrat de travail, sa forme et ses clauses.
- La prévoyance, la mutuelle et les régimes collectifs applicables dans votre branche.
- Les obligations d’information, de santé au travail et d’affichage.
- Les aides à l’embauche éventuelles.
Pour ces sujets, rapprochez-vous de votre expert-comptable, de l’Urssaf ou de votre organisation professionnelle.
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Pour comparer les options, voyez le coût de la paie en TPE et le choix d’un logiciel, ou simulez votre tarif.
Sources
- Code du travail, article L. 1221-10 (déclaration préalable à l’embauche), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 1221-1 (contenu de la déclaration), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article L. 1221-13 (registre unique du personnel), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article L. 3242-1 (mensualisation), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article L. 3243-2 (remise du bulletin), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article L. 3243-4 (conservation), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 3243-1 (mentions du bulletin), consulté le 26 octobre 2026.
- Code de la sécurité sociale, article L. 133-5-3 (DSN), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 1221-2 (démarches accomplies par la déclaration), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 1221-3 (organisme destinataire), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 1221-5 (transmission, version en vigueur depuis le 28 décembre 2025), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 1221-7 (preuve de la déclaration), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article D. 1221-23 (registre unique du personnel), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 1221-26 (conservation des mentions du registre), consulté le 26 octobre 2026.
- Code du travail, article R. 3243-5 (mention de conservation du bulletin), consulté le 26 octobre 2026.
Ce guide est une aide à la décision. Pour une situation précise, rapprochez-vous de votre expert-comptable, de l’Urssaf ou de votre organisation professionnelle.
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