DSN mensuelle : quelles échéances et quelles données préparer ?

Tout employeur de personnel salarié adresse une DSN chaque mois. Pour la plupart des TPE, la date limite est le 15 du mois qui suit la période de travail.

• Obligation : l’article L. 133-5-3 du Code de la sécurité sociale impose la DSN à tout employeur de personnel salarié, par voie électronique.
• Date limite : la DSN est adressée chaque mois au plus tard aux dates de l’article R. 243-6, comme le prévoit l’article R. 133-14.
• Le 5 ou le 15 : le 5 pour les employeurs d’au moins cinquante salariés dont la paie est effectuée dans le même mois que la période de travail ; le 15 dans les autres cas, ce qui inclut une TPE de moins de cinquante salariés.

Jour non ouvré, mois sans rémunération, événement à délai court, événement ordinaire : chacun a sa règle.

Les manquements sont sanctionnés dans les conditions des articles R. 243-12 à R. 243-14, que ce guide ne détaille pas.

La DSN reprend ce que la paie produit : un dossier salarié incomplet se découvre au moment de déclarer, pas avant.

L’article R. 133-14 (V) énumère le contenu de la déclaration. Pour chaque salarié, on y trouve notamment :

• Les noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité au sens de l’Union européenne.
• Le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR), ou à défaut un numéro d’attente, ou un identifiant provisoire attribué par l’employeur.
• L’adresse du domicile et, si elle diffère, l’adresse postale et l’adresse électronique.
• La situation professionnelle : caractéristiques de l’emploi, dates de début et de fin prévisionnelle du contrat, durée et lieu du travail, convention collective applicable, statut au regard des régimes de sécurité sociale et de retraite complémentaire.
• La rémunération du mois et les cotisations, contributions et impositions dues.
• Les événements du mois : arrêts de travail, congés de maternité ou de paternité, informations nécessaires à la subrogation.
• Les informations de rupture du contrat et, le cas échéant, de prévoyance.

Pour l’employeur, la déclaration comporte notamment le numéro d’identité de l’entreprise et de l’établissement, le code d’activité, l’adresse du siège et les données bancaires nécessaires au prélèvement de la retenue à la source.

La transmission de la DSN permet d’accomplir plusieurs formalités, à condition qu’elle soit complète et exacte.

• Les déclarations aux organismes de sécurité sociale pour déterminer les droits des salariés, et certaines déclarations fiscales (articles 87 et 87-0 A du Code général des impôts), selon l’article L. 133-5-3 (II).
• Notamment, selon l’article R. 133-14 (IV) : les attestations servant au calcul des indemnités journalières, les éléments utiles au calcul des allocations chômage en cas de fin de contrat, des déclarations aux organismes de retraite complémentaire obligatoire et plusieurs formalités statistiques.

La liste complète figure dans l’article : ne vous fiez pas à ce résumé pour renoncer à une formalité sans l’avoir vérifiée sur DSN-INFO.

Une DSN déposée à temps se prépare en amont : la paie arrêtée, les événements saisis, puis le contrôle avant dépôt.

1. Pendant le mois : saisir au fil de l’eau les entrées, sorties, arrêts de travail et changements de situation, car certains événements ont un délai propre (voir le tableau ci-dessus).
2. En fin de mois : arrêter la paie, relire les bulletins et vérifier que les cotisations correspondent aux déclarations.
3. Avant l’échéance : contrôler la déclaration, la déposer, puis conserver l’accusé de réception et traiter les anomalies éventuellement signalées.

Ce calendrier est une méthode de travail, pas une règle : les dates qui s’imposent à vous sont celles de l’article R. 243-6, à confirmer sur DSN-INFO pour votre situation.

Deux critères cumulatifs ouvrent le 5 : au moins cinquante salariés et une paie versée dans le même mois que la période de travail. Dans tous les autres cas, c’est le 15.

Une TPE de moins de cinquante salariés relève donc du 15, quel que soit le jour de paie. Ce guide ne détaille pas le calcul de l’effectif.

Le 5 ou le 15 du mois suivant (article R. 243-6) ; l’heure limite du jour d’échéance est à confirmer sur DSN-INFO. Si votre situation vous paraît ambiguë, le texte de l’article R. 243-6 prime : confirmez auprès de votre organisme de recouvrement.

Le critère du 5 compare le mois de la paie au mois de la période de travail. Une paie versée début de mois pour le mois précédent est une paie décalée.

• Paie dans le même mois : le salaire d’octobre est versé en octobre. Pour un employeur d’au moins cinquante salariés, la DSN d’octobre est due le 5 novembre.
• Paie décalée : le salaire d’octobre est versé les premiers jours de novembre. La condition du 5 n’est pas remplie : l’échéance est le 15 novembre.
• Mois principal déclaré : net-entreprises désigne la période de travail couverte par la DSN par le « mois principal déclaré » (MPD), par exemple « mois principal déclaré d’octobre ». Une DSN d’octobre se dépose en novembre.

La règle de la paie décalée est une conséquence de la lettre de l’article R. 243-6 ; le texte ne fixe pas d’autre cas particulier. Vérifiez sur DSN-INFO avant de changer vos dates de paie.

L’heure limite du jour d’échéance est à confirmer sur DSN-INFO. Un 5 ou un 15 tombant un week-end ou un jour férié est reporté au jour ouvrable suivant.

Le report vient de l’article R. 133-14 (I) : « si le délai imparti pour effectuer la déclaration sociale nominative expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant ». Prenez l’habitude de relire le calendrier des déclarations chaque trimestre plutôt que de recalculer de mémoire.

Les mois sans aucune rémunération restent soumis à la DSN tant que l’employeur n’a pas demandé la radiation de son compte ou obtenu l’autorisation de ne plus déclarer (article R. 133-14 I). Le détail du contenu d’une déclaration sans salaire n’a pas été relu ici : consultez DSN-INFO.

J est le jour limite (le 15 pour une TPE). Ce découpage est une méthode de travail, pas une obligation : il laisse de la marge pour corriger.

1. Échéance du mois confirmée sur le calendrier net-entreprises, report éventuel compris.
2. Mois principal déclaré correct.
3. Chaque salarié de la paie figure dans la déclaration, et seulement eux.
4. NIR ou numéro d’attente présent pour chaque salarié.
5. Dates d’entrée et de sortie cohérentes avec les contrats.
6. Arrêts, congés de maternité ou de paternité et subrogation renseignés (voir signalements d’événements).
7. Cotisations et totaux rapprochés des bulletins.
8. Accusé de réception conservé après le dépôt.

• Viser le 5 sans y avoir droit : en dessous de cinquante salariés, l’échéance est le 15. Alignez-vous sur R. 243-6, pas sur le jour de paie.
• Calculer l’échéance sans report : un 15 un dimanche devient le lundi. Lisez le calendrier officiel.
• Déposer le dernier jour : sans marge, une anomalie ne se corrige pas dans le délai.
• Oublier un mois sans paie : la DSN reste due tant que le compte n’est pas radié ou l’autorisation obtenue.
• Confondre événement et DSN du mois : une fin de contrat ou un arrêt sans subrogation peut obliger à un signalement plus court. Voir le tableau plus haut.

Pour corriger une déclaration déjà déposée, voyez le guide annule et remplace ; pour lire les retours, le guide sur les anomalies et CRM.

Dans cette chaîne, Remuflow Paie vise la préparation des données de paie, les contrôles avant dépôt et la transmission, afin de relier directement le bulletin à la déclaration. En attendant l’ouverture commerciale, vous pouvez utiliser la liste de données ci-dessus pour vérifier que vos dossiers salariés sont complets.

Pour poser les bonnes questions à n’importe quel éditeur, voyez le critère DSN du guide sur le choix d’un logiciel. Pour contrôler la paie elle-même, le guide sur les mentions du bulletin.